L’intelligence artificielle, et ChatGPT en particulier, pourrait devenir le « bras droit » que les Ressources Humaines (RH) ont toujours rêvé d’avoir. Pourtant, de nombreuses équipes RH ne savent pas comment (et quand) l’utiliser…
Il est difficile d’ignorer l’influence croissante de l’intelligence artificielle (IA) sur notre vie quotidienne dans ce monde qui s’accélère. L’IA peut être comparée à votre ami un peu geek toujours prêt à aider. Nous ne sommes pas simplement des utilisateurs de l’IA ; nous en sommes les producteurs, cherchant à améliorer ses capacités et à l’incorporer à divers aspects de notre existence. C’est comme travailler avec un collègue amateur de technologie qui rationalise votre quotidien et vous aide à accomplir certaines tâches. Ce « partenariat » modifie notre façon de travailler et nous donne à voir ce que peut devenir l’IA : un véritable compagnon de route plutôt qu’un simple outil.
Transformation en cours
L’IA est devenue une force de transformation capable de changer des industries et des civilisations du monde entier à une époque de croissance technologique rapide. Elle fait notamment d’énormes progrès dans le domaine des ressources humaines. « La fonction, l’organisation et l’implication des RH seront redéfinies au cours des dix prochaines années », selon Sandeep Chaudhary, PDG de PeopleStrong, un système de gestion des ressources humaines (HRMS) qui repose sur l’expérience des employés et la prise de décisions, guidée par la data, pour les entreprises.
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Dans le domaine des ressources humaines, cependant, la méconnaissance du potentiel réel de l’IA pour révolutionner divers aspects de ce milieu est grande. Même parmi ceux qui ont une compréhension rudimentaire des capacités de l’IA, un nombre considérable de professionnels des RH que nous avons interrogés ont hésité à intégrer cette technologie dans leurs pratiques. Bien qu’ils réalisent sa capacité à optimiser et à améliorer certaines tâches majeures.
De nombreux outils
Il existe de nombreux outils d’IA créés pour les ressources humaines, en particulier dans le domaine du recrutement de talents de façon rapide et efficace. Des outils comme ClickUp, Attract.ai, Zoho Recruit fournissent des services phénoménaux aux organisations pour automatiser les tâches RH et améliorer leurs processus en utilisant l’analyse prédictive et l’apprentissage automatique, ce qui optimise finalement les opérations RH. Ces outils peuvent automatiser des tâches telles que l’analyse de CV et la correspondance de profils de chercheurs d’emploi appropriés, ou encore l’organisation d’entretiens vidéo. Des entreprises utilisent des chatbots alimentés par l’IA pour contacter les candidats, répondre à leurs questions et leur fournir les informations nécessaires sur l’entreprise. Sur certains sites Web d’entreprise, l’IA peut aussi mettre en correspondance nos CV avec les postes vacants auxquels nous devrions postuler. Des entreprises comme L’Oréal et Airbus utilisent HireVue pour les entretiens initiaux des candidats.
L’introduction de ChatGPT a, pour autant, suscité des réactions mitigées parmi les professionnels des RH. Alors que certains ont rapidement commencé à intégrer ChatGPT dans leur flux de travail, d’autres craignent de devenir trop dépendants de cette technologie. ChatGPT, lorsqu’il est utilisé correctement, peut pourtant se révéler être un atout précieux.
Ce que pensent de ChatGPT les professionnels des RH…
Embauche et recrutement
Les recruteurs qui utilisent LinkedIn Recruiter peuvent faire appel à ChatGPT lorsqu’ils veulent publier un poste spécifique avec une description de poste claire et précise, indiquant le niveau d’expérience requis. Les premiers brouillons des offres d’emploi et des descriptions de poste sont deux domaines où ChatGPT pourrait faire gagner du temps aux recruteurs. ChatGPT peut générer des questions pour une grille d’entretien pour un poste spécifique, créer des paramètres de recherche booléens pour la recherche de candidats et rédiger des descriptions de poste ou des annonces d’emploi. Nous avons aussi constaté que certains professionnels des RH l’utilisent pour rédiger des e-mails et des messages plus attrayants aux candidats et à leurs clients dans le cadre du développement commercial.
Un des professionnels que nous avons interviewés travaille dans l’acquisition de talents pour une entreprise informatique : « ChatGPT peut être utilisé pour se préparer aux entretiens avec les candidats et pour élaborer des cas pour leurs entretiens. Dans certaines organisations, ChatGPT est principalement utilisé dans la phase d’écriture, comme la rédaction d’une description de poste spécifique, mais les spécialistes de l’acquisition de talents ne se sentent pas entièrement à l’aise pour utiliser l’IA générative dans ce but. ChatGPT peut conduire aider à créer des descriptions de poste génériques, d’autres sources complémentaires devraient être consultées. »
Dans son article « Utilisez ChatGPT pour le recrutement ; mais maniez-le avec prudence », Edward F. Barry souligne que les recruteurs doivent être très attentifs aux risques potentiels et aux biais sociaux que la technologie ne peut pas reconnaître.
Image de marque de l’employeur
Nous avons testé ChatGPT pour le compte d’une entreprise hypothétique et lui avons demandé de quelle façon il pourrait nous aider dans le branding de l’employeur, à la fois du point de vue de l’employeur et de celui du candidat. Nous avons découvert qu’il peut fournir un soutien à la demande pour les requêtes liées aux RH et pour les difficultés rencontrées lors du processus d’intégration des nouveaux arrivants et même après. Les candidats peuvent, eux, utiliser ChatGPT pour en savoir plus sur les avantages et l’environnement de travail d’une entreprise, ils peuvent également l’utiliser pour rédiger des lettres de motivation ou des mails de candidature, trouver des opportunités d’emploi adaptées en analysant leurs compétences, leur expérience et leurs préférences professionnelles, ou même demander à ChatGPT de jouer le rôle d’intervieweur lors d’une simulation d’entretien en fournissant des conseils sur la façon de répondre aux questions d’entrevue typiques.
Les entreprises peuvent aller plus loin en incorporant la version ChatGPT-4 pour obtenir de nouvelles idées en matière de branding employeur. Elle peut les aider à créer des contenus : ChatGPT peut aider à créer des entrées de blog intéressantes et des publications sur les réseaux sociaux mettant en avant les opportunités et les rendant attrayantes. Les candidats peuvent demander à ChatGPT des histoires personnalisées sur la culture, les valeurs et les missions de l’entreprise pour savoir à quoi cela ressemblerait d’y travailler. Selon Moumita Rao et Rohan Sawant, les entreprises qui utilisent ChatGPT avec les bons stimuli peuvent développer une marque employeur forte et développer un avantage compétitif sur le marché du travail.
Contrôle RH et communications RH
En ce qui concerne le contrôle RH, ChatGPT peut également aider à favoriser l’engagement des employés en faisant des recommandations personnalisées pour les opportunités d’apprentissage et de développement, et selon certains auteurs universitaires, il peut fournir des programmes de formation ou des sessions de coaching pour aider les employés à améliorer leurs compétences et leur efficacité en évaluant leur comportement et leurs performances.
Au cours de nos recherches, nous avons effectué des entretiens en face à face et en vidéo avec des professionnels, dont des professionnels des RH, du monde entier. Tous nos interviewés pensent que ChatGPT est déjà prêt à être utilisé dans la communication RH, à la fois interne et externe. Ils ne doutent pas non plus qu’il aide à s’organiser, à gagner du temps et de l’argent, et qu’il peut parfois aider à réduire les coûts liés à l’embauche de nouveaux employés.
Assurer une communication efficace entre les employés et les professionnels des RH est devenu un facteur vital en ce qui concerne l’expérience des employés. Pour améliorer l’engagement, la productivité, la rétention et la confiance, les professionnels des RH doivent s’investir dans une communication continue. ChatGPT peut les aider à créer une stratégie de communication efficace. ChatGPT peut conseiller les start-ups dans les premières étapes du développement de leurs RH : détermination des objectifs, des priorités et des valeurs de l’entreprise, établissement de processus de recrutement et d’intégration, simplification de la paie, création d’une stratégie pour la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) dans l’entreprise…
Selon certains professionnels des RH, ChatGPT est de plus en plus utilisé pour les communications RH, internes ou externes. Il est utilisé pour créer des messages, des e-mails, des publications attrayantes sur les réseaux sociaux : il permet de faire gagner beaucoup de temps. Pour s’assurer que la communication est pertinente pour chaque public, ChatGPT peut évaluer le public et offrir des conseils sur la personnalisation des messages adressés à divers groupes ou individus à l’intérieur de l’organisation.
Compensation & Benefits et récompenses globales
Chat GPT peut aider les RH à traiter leurs données : l’analyse des retours d’information et des sentiments des employés peut aider les gestionnaires des ressources humaines à mieux comprendre leurs collaborateurs : ils peuvent ainsi repérer plus rapidement les points d’amélioration et prendre des mesures pour encourager l’engagement et la fidélisation des employés.
Selon les experts en Compensation & Benefits (C&B), ChatGPT n’est pas encore très utile en raison des limitations de données et des problèmes de confidentialité. ChatGPT peut être utilisé pour analyser le bon niveau de classification d’un poste, tel que le niveau de classification Hay et le niveau de responsabilité d’un profil de poste particulier. En ce qui concerne l’étalonnage des salaires, ChatGPT est aussi considéré capable de fournir une large gamme d’informations, mais d’autres sources doivent être mobilisées. D’après nos entretiens, les professionnels des RH préfèrent globalement éviter ChatGPT quand il s‘agit de C&B : c’est un sujet sensible, un doute existe sur la façon dont les données sont utilisées.
Onboarding et offboarding des employés
ChatGPT peut automatiser des processus comme la planification de réunions d’orientation et la distribution de documents pour les nouveaux employés. Il peut aussi apporter une contribution significative à l’intégration des nouveaux employés en générant du contenu et une liste de documents d’intégration à aborder avec le nouvel employé. ChatGPT peut être utilisé pour fournir une assistance à la demande pour les requêtes et les difficultés liées aux RH pendant l’intégration des nouveaux employés et après leur période probatoire.
Certains professionnels non-RH interrogés, estiment qu’il n’est pas nécessaire qu’une personne présente régulièrement au nouvel employé différents modules de formation ou documents dont il aurait besoin pour travailler. Ils pensent qu’un bot éducatif connecté à ChatGPT pourrait être un accompagnateur efficace et amusant pour les nouveaux arrivants. Si certaines personnes travaillant dans le conseil en RH l’envisagent avec intérêt pour l’avenir, la plupart de se voient pas confier les rênes de l’intégration à ChatGPT : pendant cette phase, la rencontre se fait entre le candidat et le professionnel des RH, elle se concentre sur le contact humain. Pendant la phase d’intégration, il s’agit davantage de l’expérience du candidat, pour eux, elle devrait être simplifiée sans utiliser d’IA.
Il en va de même pour l’offboarding. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, c’est toujours un cas de figure particulièrement sensible. Cette situation nécessite plus d’interactions humaines que d’interactions avec une machine. Cependant, un professionnel des RH interrogé y voit tout de même une potentielle utilité : dans le cas d’un entretien de sortie, où la communication non personnelle pourrait permettre d’obtenir les véritables raisons du départ.
ChatGPT peut-il aider pour les Objectifs et résultats clés (OKR) et les Indicateurs de Performance Clés (KPI) ?
Les OKR et les KPI servent d’outils de gestion des performances et offrent différentes approches pour atteindre des objectifs. Les KPI surveillent la progression des objectifs, tandis que les OKR fonctionnent comme un cadre de fixation d’objectifs.
ChatGPT peut aider les entreprises qui utilisent les OKR en leur fournissant l’objectif suivi des résultats clés pour atteindre cet objectif particulier. Il peut aider à structurer les OKR en fonction des objectifs spécifiques. Par exemple, si une entreprise souhaite lancer un produit mais a du mal à définir des OKR précis, ChatGPT peut l’aider à définir ses objectifs et à développer des résultats clés pour les atteindre. ChatGPT peut également donner des conseils sur l’alignement stratégique des OKR avec la stratégie globale de l’entreprise. De même pour les KPI, ChatGPT peut aider les entreprises en leur fournissant des KPI pertinents pour un objectif spécifique, en analysant les données en identifiant les tendances et les modèles, et en pouvant générer des rapports sur la performance des KPI en comparant les anciennes données et les nouvelles données.
ChatGPT a le potentiel pour servir d’outil dans diverses fonctions des RH, offrant un soutien dans des domaines tels que l’acquisition de talents, la communication et la création de contenus. Bien qu’il puisse optimiser et améliorer de nombreuses procédures RH, il est important de trouver un équilibre harmonieux entre l’efficacité apportée par l’IA et l’élément humain essentiel dans les RH. En fin de compte, l’adoption de ChatGPT dans les RH dépend des besoins distincts et du niveau de confort des professionnels des RH et de leurs organisations respectives.
